En el caso específico de los Municipios cuyas funciones sustantivas son similares (por ejemplo: catastro, servicios urbanos, vía pública, alumbrado, seguridad pública, etc.) tenemos un Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y un Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), que incluso se puede ajustar a las necesidades particulares; desde el cual podrán administrar y gestionar sus expedientes, generando inventarios documentales, guías de archivo, carátulas de los expedientes, índice de expedientes clasificados como reservados, etc. etc.

Si el Municipio cuenta con su Sistema Institucional de Archivos (SIA), esta es la herramienta ideal para que el Coordinador de Archivos, sólo verifique que las áreas de archivos de trámite, archivo de concentración e histórico, ingresen los datos de los expedientes para que se generen de manera automatizada los instrumentos de consulta al momento de ser requeridos por el Archivo del Estado o el Instituto de transparencia local o incluso nacional.