Las instituciones públicas generan grandes volúmenes de documentos cada año. El Catálogo de Disposición Documental (CDD) es el instrumento archivístico que establece reglas claras para la conservación y destino final de los documentos.
¿Qué es el Catálogo de Disposición Documental?
Es un instrumento técnico que establece los plazos de conservación de las series documentales y define su destino final, que puede ser la conservación permanente, transferencia a archivo histórico o eliminación documental. El CDD se construye a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.
Ciclo de vida de los documentos
El CDD se basa en las tres etapas fundamentales del ciclo de vida documental:
1. Archivo de trámite
Documentos en uso activo dentro de las áreas administrativas para gestión institucional.
2. Archivo de concentración
Documentos de uso poco frecuente conservados por razones legales o fiscales.
3. Archivo histórico
Documentos con valor permanente conservados indefinidamente como patrimonio.
Valores documentales y plazos
El CDD define dos tipos de valores críticos para determinar el tiempo de resguardo:
- Valor administrativo: Tiempo necesario para la gestión operativa diaria.
- Valor legal o fiscal: Periodo requerido para auditorías o procesos legales ante autoridades.
Eliminación documental controlada
La eliminación de documentos es un proceso delicado que solo puede realizarse cuando se ha cumplido el plazo de conservación, existe autorización del área coordinadora y se documenta mediante actas de baja documental.
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